Federico Mottola Lucano e Ugo Cortese di ZNR notai per «Mag by Legal Community»
Da qualche settimana è possibile costituire una SRL senza necessità di recarsi fisicamente dal Notaio. Alcuni studi notarili si sono già attrezzati in tal senso e hanno cominciato a costituire veicoli societari per i propri Clienti con questa nuova modalità.
Nella forma, cambia poco: le informazioni e i dati da fornire sono gli stessi, ma l’atto sarà sottoscritto senza ricorso alla carta, mediante una piattaforma creata e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato (detta “PNI”) cui ci si collegherà in videoconferenza mediante il link univoco inviato dal Notaio rogante. Nella sostanza, il cambiamento è epocale: con le nuove regole è possibile sia l’accertamento dell’identità a distanza delle parti, sia la sottoscrizione dell’atto da remoto. Il tutto avviene in maniera sicura ed agevole, come confermano i Clienti che hanno già provato il nuovo servizio, consentendo alle parti di non spostarsi dai propri uffici, risparmiando tempo e denaro.
La circostanza che le parti non debbano più essere fisicamente presenti significa anche che, in molti casi, non sarà più necessario ricorrere ad un procuratore che intervenga fisicamente all’atto notarile.
Proprio sotto l’aspetto delle procure, con particolare riferimento alle procure rilasciate da soci stranieri, sono apprezzabili i maggiori benefici. Nell’ambito della prassi commerciale è infatti noto come la produzione documentale di una c.d. “POA” (una procura autenticata da un Notaio estero, idonea ad essere utilizzata in Italia) sia spesso un percorso lungo e tortuoso, fatto di innumerevoli scambi di e-mail tra le parti o i legali che le assistono e gli studi notarili italiani e stranieri. A questo, spesso, si aggiungono le lungaggini che in alcuni Paesi caratterizzano la procedura di apposizione dell’Apostilleo della legalizzazione e, in ogni caso, i tempi tecnici legati alla materiale spedizione e consegna del documento, oltre che ai costi della sua traduzione. Tutto ciò con evidenti conseguenze sulle tempistiche e sui costi di realizzazione delle operazioni cui è prodromica la costituzione di un veicolo in Italia.
Questi aspetti sono divenuti ancora più evidenti in epoca recente, a seguito dell’arresto della Suprema Corte (Cass. Civ. 17713/2019) che ha indicato alcuni requisiti minimi di forma per le procure provenienti dall’estero che talvolta non sono compatibili con gli ordinamenti in cui la “POA” deve essere sottoscritta e non vengono quindi rispettati, rischiando di compromettere l’utilizzabilità in Italia del documento.
Da metà dicembre (data di entrata in vigore del D.Lgs. 183/2021) una possibile soluzione alle già menzionate lungaggini e difficoltà è la S.r.l. costituita on-line.
Ai fini dell’identificazione delle parti, ove queste non fossero già note al Notaio rogante, il Cliente dovrà disporre di un documento di identità “elettronico” (ad esempio un passaporto), ossia un documento provvisto di un chip al cui interno sono contenuti alcuni dati biometrici e di una firma digitale (su supporto fisico – tipo smart card o pen drive – o “remota” con OTP). Laddove la società sia costituita tra soci italiani (o italiani ed esteri), almeno uno di loro dovrà avere residenza anagrafica o sede nel territorio della Regione in cui opera il Notaio rogante. Tale limite territoriale, invece, non sussiste laddove i soci siano solo esteri.
Infine, i conferimenti dovranno essere effettuati in denaro, mediante versamento prima dell’atto sul conto corrente “dedicato” del Notaio, e da questi saranno trasferiti alla società non appena aperto il conto corrente della medesima.
Il Notariato italiano è pronto per raccogliere questa sfida? Noi di ZNR notai siamo convinti che lo sarà, pronto ed assistere con ancora maggior efficienza e velocità i propri Clienti, nazionali ed internazionali, che debbano costituire una nuova SRL.